Šta su pivot tabele i kako ih napraviti?

Koliko ste puta čuli za pivot tabele, a niste znali šta predstavljaju i kako se prave? Ako niste u dobrim odnosima sa Excel-om, smatrate ga poznanikom, sigurno vam se čini da su pomenute tabele bauk. Potrebno je samo par puta popiti kafu sa ovim članom Velike trojke MS Office-a i videćete da možete imati podatke u malom prstu. Za početak, Excel bi trebalo malo bolje da nam se predstavi.

Šta je excel i od čega se sastoji?

Exel je deo Microsoft Office paketa i služi za tabelarnu i grafo-analitičku obradu podataka. Nastao je 1987.godine i od tada do danas konstantno se radi na poboljšanju njegovih performansi. Poslednja verzija je Excel 2017. Dokumenti u Excel-u su radne knjige (workbooks) koje se sastoje od 255 radnih listova (sheets). Svaki radni list sastoji se od ćelija ili polja koje imaju svoje oznake. Te oznake predstavljaju presek reda i kolone. Ukupan broj kolona je 256, a redova 65.536, što znači da se u jedan radni list može ubaciti ogroman broj podataka. Kada je tabela struktuirana i mi želimo drugačiji pregled ili prikaz jednog dela podataka, iz nje “izvlačimo” pivot tabelu.

Kako napraviti pivot tabele?

Pivot tabele predstavljaju alat za kreiranje interaktivnih izveštaja u Excel-u na osnovu selektovanih podataka. U suštini, to su izvedene tabele iz neke baze podataka. Ako je baza struktuirana, vrlo brzo i lako se može napraviti pivot tabela.

Baza podataka ili struktuirana tabela iz koje izvodimo pivot može se nalaziti na istom ili nekom drugom radnom listu u Excelu. Ona mora biti sređena, bez praznih polja, a svaka kolona mora biti definisana u zaglavlju sa opisom.

Nemojte misliti da je ovo “how-to guide”, jer njih možete naći u “You Tube” tutorijalima. Dato je samo objašnjenje zašto se ne treba plašiti pivota i prikaz da su te tabele dostupne apsolutno svima. Kako najjednostavnije objasniti postupak kreiranja pivota?

1. Sve što je potrebno da bismo napravili pivot je klik na bilo koje polje unutar postojeće tabele.
2. U traci sa alatima (ribbon) potrebno je ubaciti pivot tabelu (Insert/Pivot table).
3. Kada se otvori prozor, biramo da li ćemo tabelu smestiti u isti ili novi radni list.
4. Kada se napravi nacrt, potrebno je ubaciti željena polja u kolone (column labels), redove (row labels), filtere (report filter) i vrednosti (values) da bismo dobili izveštaj. Taj proces se odvija prevlačenjem. Filteri nisu obavezni deo, ali ako želite detaljniji prikaz na osnovu izabrane opcije, ubacite ih.

Kao što se lako pravi, tako se pivot tabela još lakše edituje. Predvlačenjem možete izmeniti raspored redova i kolona, možete u red ubaciti više stavki ili promeniti željeni filter. Kada želite podkategorije, ubacite ih ispod kategorije u red, pa ih na plusiću otvarajte po potrebi. Ukoliko želite pak nešto da izbacite pivota, ne brišete ništa, samo preducite polje nazad u “Pivot Tabel fields list”. Kratko uputstvo kroz video možete pogledati ovde:

Zašto je potrebno znati excel i pivot tabele?

Ako ste bar jednom u životu konkurisali za posao preko Infostuda, znate da se u velikom broju oglasa kao uslov zaposlenja pojavljuje znanje MS Office paketa, a neki posebno ističu Excel. Naučiti Excel je veliki korak u karijeri, a znanje pivota korak čini još jačim. Pivot je brz, precizan, fleksibilan i svestran alat. Kada dobijete zadatak da dostavite izveštaj iz neke baze, koristite pivot!

Nije sve u poslu, znanje Excela je bitno i u privatnom životu. Može vam poslužiti da vodite finansije svoje porodice ili možda, u duhu zdravog života, ubacujete strukturu vežbi iz teretane.

Koji poslovi zahtevaju znanje excel-a?

Znanje MS Office paketa u savremenom svetu postalo je neophodno. Uz snalaženje na Internet-u, predstavlja osnovni uslov za bilo koji vid kancelarijskog posla. Bazično znanje stičemo još u školskim klupama, a koliko ćemo ga razviti zavisi od nas samih. Poslovi na kojima je neophodno napredno znanje Excel-a su: analitičari podataka, menadžeri kancelarija, računovođe, menadžeri prodaje, komercijalisti i administrativni radnici. Uz napredno znanje Excel-a u paketu ide i rad sa pivot tabelama. Njih prvenstveno koriste analitičari i istraživači, procenitelji rizika, specijalisti za platne spiskove, kreditni supervizori, menadžeri projekata i mnogi drugi.

Kako živimo u nesigurnim vremenima, radnici često ostaju bez posla i konkurišu za pozicije koje odgovaraju njihovim veštinama. Kako biste poboljšali sebi status na konkursima, zauzmite poziciju ispred računara i malo po malo savladajte osnovne pojmove. Informacione tehnologije su svuda oko nas i ne bi bilo pametno okretati im leđa. Kada svesno uđemo u fazu učenja, neće nam biti teško da savladamo ni Excel ni pivot tabele.