Sadržaj
Manji broj zvanica na proslavi ne znači automatski da je i broj stavki u organizaciji za koje treba naći adekvatno rešenje srazmerno manji, a činjenica je i da se mogu pretvoriti u pravu glavobolju.
Izbor restorana za manju proslavu je na prvom mestu problema budući da većina turističkih objekata koje se profesionalno bave organizacijom orijentišu na veći broj gostiju i već imaju uhodane kapacitete za ovakve događaje.
Ovo ne znači da će odbiti organizaciju, ali treba imati u vidu da su za njih ovakve proslave u rangu ili izazova za koje treba prilagoditi postojeću organizaciju, ili usputni posao.
Ukoliko se, u odabiru restorana, ovakvi kapaciteti nađu na spisku poželjnih, potrebno je obezbediti sigurnost da će svaka od želja za uspešno organizovano slavlje biti dosledno sprovedena.
Moguće opcije za izbor restorana
Jedna od mogućih opcija su restorani sa izdvojenom ponudom za ovakav tip slavlja što već u startu daje sigurnost da glavobolje neće biti. No, za svaki slučaj potrebno je napraviti listu želja i preći je zajedno sa menadžerom nadležnim za organizaciju.
Prostor u kome se gosti neće osećati “izgubljeno”, dovoljno intiman, i sa komoditetom koji obezbeđuje ugođaj prijatnosti je najbitnije stvar. Ukoliko je željeni prostor nešto veći postoji mogućnost da se određenim scenografskim, ili ambijentalnim rešenjima učini manjim.
Recimo, izvesni paravani sa odgovarajućom dekoracijom mogu ga pretvoriti u prijatan ambijent koji odgovara potrebama domaćina i gostiju. Takođe, ukoliko se radi o tematskim proslavama, ovo može da bude vrlo praktično i izuzetno zanimljivo rešenje.
Izbor muzike i ozvučenja
Dogovor koji uključuje muziku i ozvučenje mora da bude jasan, u prvom redu zbog izbora načina na koji se proslava organizuje. U situaciji kada se proslava odvija u jednom delu restorana koji je tokom trajanja iste otvoren za prijem redovnih gostiju na drugom kraju, nikako ne treba doći u situaciju da dođe do spornih situacija, ili konflikata sa gostima kojima odabrana muzika, ili jačina ozvučenja ne odgovara.
Idealno bi bilo da proslava bude zatvorenog tipa, ali ako to nije moguće, onda ovakve situacije treba preduprediti dogovorom sa upravom restorana.
Ukoliko se radi o tematskim proslavama, u restoranu otvorenog tipa, takođe treba preduprediti moguće neprijatnosti sa ostalim gostima u pogledu samog koncepta događaja.
Dekor i specijalni efekti
Želje u vidu odgovarajućeg dekora, ili specijalnih efekata takođe mogu biti deo ponude restorana, a ukoliko postoje ideje za koje ne postoje adekvatni kapaciteti treba proveriti spremnost kao i tehničku mogućnost za njihovu realizaciju.
Ako koncept događaja podrazumeva angažovanje animatora, glumaca, mađioničara, specijalnih iznenađenja ovog tipa, neophodno je obezbediti prostor za presvlačenje, šminkanje i pripremu za nastup.
Dobar broj restorana ima razrađen dogovor sa orkestrima, fotografima i snimateljima, pa je potrebno usuglasiti se sa upravom po ovom pitanju, a ako je želja da se angažuju lica mimo ovakvih ugovora, neophodno je da im se obezbede uslovi za neometan rad.
Izbor jela i pića
Jelovnik i lista pića se mogu dogovoriti sa upravom, u skladu sa zamišljenim konceptom i mogućnostima restorana, a ako se dogovara ketering po sopstvenom izboru, jako je bitno da se obezbedi osoblje za prihvat narudžbine, eventualni serviranje, i posluženje. Adekvatni uslovi čuvanja se podrazumevaju, ali za svaki slučaj, sa upravom treba popričati i o toj temi.
Parking je jako bitna stavka svake proslave, pa i one sa manjim brojem gostiju. Ukoliko restoran raspolaže sa sopstvenim parkingom, neophodno je unapre izvršiti rezervaciju dovoljnog broja parking mesta.
Obezbeđenje i protivpožarna zaštita su deo uslova koji restoran mora da ispuni za obavljanje delatnosti, ali svakako da treba naglasiti njihovu neophodnost.
U svakom slučaju, ako nešto pođe loše, niko ne želi da se njegova proslava baš po tome pamti.